Ключом к успешному агентству является использование крутых инструментов и программного обеспечения для управления и автоматизации как можно большего числа областей бизнеса. Эти инструменты должны позволить вам сосредоточиться на потребностях каждого из ваших клиентов. Сегодня мы расскажем про 5 крутых инструментов, которые помогут вам и вашей команде сосредоточиться на повышении ценности ваших клиентов.
В этом посте я собрал список инструментов и технологий, которые помогут вам в областях, которые необходимы для обеспечения бесперебойной работы вашего агентства, чтобы вы могли сосредоточиться на своих клиентах.
1. Хранилище файлов: Google Диск и File Stream
Существует несколько способов управления файлами внутри агентства, но приоритеты для любого владельца агентства должны быть легкодоступными, безопасными и простыми параметрами синхронизации файлов.
С помощью Google Диска агентства могут полагаться на облачный метод хранения файлов. Google Диск позволяет сотрудникам легко синхронизировать файлы, сохраненные на разных машинах, через поток файлов Google Диска.
Google Диск (и Документы) создан для совместной работы, что делает его идеальным для работы агентства. Всякий раз, когда внесение изменений в файл на Google Диске, предыдущая версия автоматически обновляется, поэтому каждый обращается к последней версии независимо от того, обращаетесь ли вы к ней с вашего iPhone или ПК.
С помощью Google Диска все ваше агентство может также обмениваться папками внутри страны или с внешними клиентами или контактами, одновременно сохраняя административный контроль:
Конечно, вы захотите, чтобы вы подумали над добавлением дополнительного уровня безопасности, поскольку, без сомнения, будет конфиденциальная информация, содержащаяся в некоторых файлах. В Google это охватывается несколькими вариантами, включая:
- Двухэтапная аутентификация
- Расширенная защита с помощью физических ключей безопасности
Что делать, если кто-то что-то меняет или удаляет случайно?
Если вы хотите вернуться к предыдущей версии или восстановить файл, вы можете легко сделать это на Google Диске или в любом документе Google:
Вы также можете восстановить удаленные файлы с помощью консоли администратора Google Диска.
2. CRM: Podio
Управление взаимоотношениями с клиентами имеет решающее значение для успешного функционирования агентства. По мере роста вашего агентства вам понадобится надежная система, которая поможет вам управлять данными, относящимися к предыдущим, существующим и потенциальным клиентам.
Как агентство, вы должны искать внедрение CRM-системы, которая предлагает следующие функции:
- Возможность легко хранить и поддерживать точную информацию о клиенте
- Возможность отслеживать и управлять связью клиента
- Отслеживание биллинговой информации, управление фактурированием и выставлением счетов
- Возможность для людей через агентство просматривать актуальную информацию о клиенте и информацию, связанную с конкретными проектами клиента
В Adwit мы использовали инструмент управления проектами под названием Podio для создания настраиваемого рабочего пространства CRM и управления проектами, доступ к которому может получить вся наша компания. Это пространство позволяет нам управлять клиентскими данными, контактами в каждой организации, которую мы записываем, отслеживать клиентские проекты, оплачиваемые и не оплачиваемые часы, запрашивать ресурсы из нескольких областей бизнеса и создавать списки рассылки из данных, которые у нас есть на записи, для подключения с Mailchimp
Как digital агентство, вам нужно внимательно следить за тем, как вы и ваша команда тратите, оплачиваете счет и управляете временем. Podio позволяет создавать пользовательские приложения для отслеживания этих данных и связывания их с другими приложениями с использованием полей отношений и автоматизированных рабочих процессов. Например, все наши клиентские проекты связаны с такими приложениями, как оплачиваемые часы, не оплачиваемые часы и финансовые прогнозы. Это гарантирует, что мы имеем все, что связано с каждым проектом, доступным в одном месте:
Как и многие агентства, мы начали с электронной таблицы Excel отслеживать часы, что, очевидно, может быть довольно трудоемким (и часто болезненным) для поддержания точных данных, особенно по мере того, как мы выросли. Для тех, кто все еще использует этот подход, я настоятельно рекомендую вам проверить настраиваемые инструменты, такие как Podio, которые позволят вам сформировать систему для нужд вашего бизнеса.
3. Управление проектами: Basecamp
Каждому агентству необходимо управлять клиентскими проектами, и есть ряд простых инструментов управления проектами, которые могут значительно повысить способность ваших сотрудников быстро выполнять работу.
Basecamp является отличным инструментом управления проектами, который делает сотрудничество действительно легким как внутри страны, так и с клиентами. Basecamp вращается вокруг нескольких простых функций:
- To-do lists — Они должны быть ограничены во времени и распределены членам каждого проекта Basecamp. Basecamp также позволяет пользователям прикреплять файлы к предметным статьям и отправлять списки клиентам для получения обновлений и утверждения
- Обмен файлами — Наличие всех файлов, связанных с проектом, указанным в рабочей области проекта, чрезвычайно полезно и позволяет избежать необходимости копаться на платформах хранения файлов, чтобы найти то, что вы ищете. Basecamp позволяет пользователям ссылаться на файлы и документы на Google Диске.
- Общение — Этот вариант следует использовать для неформального общения вокруг клиентских проектов.
- Доска объявлений — Обновления проектов можно размещать здесь вместо отправки по электронной почте, сохраняя контрольный журнал в рабочей области проекта вместо потери информации в электронных письмах.
- Планирование — В Basecamp есть функция календаря, которая синхронизируется с большинством основных сторонних календарей, таких как Outlook, iCal и Google Calendar. То-до с датами автоматически добавляются в расписания, что означает, что они могут отображаться в вашем календаре выбора, если синхронизированы.
Использование Basecamp дает вам полную прозрачность, работу вдали от электронной почты и в четко видимых рабочих пространствах, к которым клиенты могут быть добавлены. При этом может быть четкое разделение между «агентской стороной» и «клиентской стороной» в Basecamp, что обеспечивает бесшовную, но безопасную связь, которая видна менеджерам агентств.
Одним из огромных преимуществ Basecamp является то, что он намного проще, чем большинство других систем управления проектами. Мы опробовали использование Podio для клиентов, создав отдельные рабочие области клиентов, и почти всем клиентам было сложно понять их, в том числе те, которые являются высокотехнологичными. Basecamp по существу означает, что клиенты просто должны отвечать на электронную почту для всех, чтобы получить видимость в ходе обсуждения.
Кстати, Basecamp есть в zapier)
4. Планирование ресурсов: Podio & HighCharts
Знание потенциала вашей рабочей силы лежит в основе управления вашими проектами и позволяет вашей команде продаж успешно привлекать новых клиентов.
Помимо наличия видимости проектов и связанных с ними оплачиваемых часов, важно, чтобы владельцы агентств понимали:
- Использование сотрудников индивидуальными, командами и отделами
- Не оплачиваемые часы, потраченные на клиентские проекты (надбавка)
- Неплатежеспособные часы, введенные в предпродажную деятельность и коэффициент конверсии этой деятельности
Ваша команда и ваше время являются вашими самыми важными активами, поэтому вам и вашим менеджерам проектов нужно следить за тем, чтобы они сосредоточили свое внимание на правильных проектах и задачах. Поиск программного обеспечения, позволяющего получить четкое представление о доступности и использовании персонала, может помочь в управлении рабочими нагрузками и расширять возможности принятия решений о наборе персонала.
По-моему, эта информация должна быть зафиксирована в любой системе CRM агентства, которая для нас означает, что она захвачена в пределах Podio. Затем есть ряд сторонних инструментов, которые могут помочь извлечь и визуализировать данные из самых популярных CRM или агентских систем управления.
Одним из инструментов, который я могу рекомендовать для этой цели, является Highcharts. Highcharts позволяет нам извлекать данные из Podio и визуализировать его на нескольких настраиваемых графиках, чтобы сообщать о таких областях, как использование и пропускная способность, и разделить их на отдельные группы, отдел в разных диапазонах дат.
Мы также используем Highcharts, чтобы сообщать о наших ключевых показателях эффективности на наших ежемесячных встречах руководителей высшего руководства, снова извлекая данные из нашей CRM-системы и визуализируя ее с использованием Highcharts.
Если вы уже собираете данные в этих областях, почему бы не дать Highcharts попробовать посмотреть, не поможет ли вам лучше отслеживать производительность в вашем агентстве?
5. Отчеты клиентов: Google Таблицы и Data Studio
В прошлом мы использовали Google sheets для всех наших клиентских отчетов, подключая их, чтобы извлекать и отображать данные нашего клиента Google Analytics.
Это решение обеспечило огромную экономию времени и вытягивало ручные отчеты, позволяя нам настраивать настраиваемые панели инструментов аналитики для каждого из наших клиентов, предоставляя им краткий обзор их производительности в любое время, который автоматически обновляется каждый месяц.
